.svg)
.jpg){kind=logo}
Вы подтвердили авиабилеты. Вы забронировали отель. Вы зарезервировали время в календаре и провели инструктаж для клиента. Но есть одна часть поездки, которая часто решается в последнюю очередь, и именно ее ваш руководитель заметит в первую и последнюю очередь — наземный транспорт.
Для помощников руководителей и ассистентов, занимающихся организацией корпоративных поездок, правильная организация этого аспекта — это не просто вопрос логистики. Речь идёт о защите времени руководителя, репутации компании и вашего собственного душевного спокойствия, когда что-то пойдёт не по плану. В этом руководстве собрано всё, что вам действительно нужно знать.
Почему наземный транспорт заслуживает надлежащей политики?
В большинстве компаний существуют четкие правила в отношении перелетов, проживания в отелях и расходов, но наземный транспорт часто попадает в «серую зону». Результат? Непостоянные бронирования, непредвиденные расходы и, в некоторых случаях, руководители компаний оказываются в затруднительном положении в Хитроу, потому что Uber поднял цену до 90 фунтов стерлингов, а водитель дважды отменил заказ.
Четкая, письменная политика в отношении наземного транспорта устраняет двусмысленность. Она разъясняет путешественникам, что подлежит возмещению, а что нет, устанавливает ожидания относительно уровня обслуживания и предоставляет помощникам и сотрудникам надежную основу для защиты своих интересов при оспаривании расходов.
Если у вашей компании его еще нет, эта статья станет хорошей отправной точкой.
Лицензирование: деталь, которую большинство людей упускают из виду
Не все автомобили для частного извоза одинаковы, и в Лондоне это различие имеет юридическое значение.
Любое транспортное средство, перевозящее пассажиров за плату в Лондоне, должно быть лицензировано Транспортным управлением Лондона (TfL). Это относится к транспортному средству, водителю и оператору. К лицензированному оператору TfL предъявляются строгие требования, касающиеся проверки биографии водителя, состояния транспортного средства, страхования и обработки жалоб.
При бронировании через лицензированного TfL оператора, такого как Airport Executive (лицензия оператора 402), вы получаете формальный, регулируемый сервис с четкой ответственностью. При бронировании через нелицензированного или ненадлежащим образом лицензированного поставщика, будь то через потребительское приложение или неформальную договоренность, эта защита исчезает, зачастую незаметно для вас.
Что нужно проверить при утверждении поставщика наземных транспортных услуг:
- Имеют ли они действующую лицензию оператора TfL? (Это легко проверить на сайте TfL)
- Имеют ли их водители индивидуальные водительские права?
- Имеют ли они соответствующее страхование наемного труда и вознаграждения?
- У них есть официальная процедура рассмотрения жалоб?
Если поставщик не может дать четкий ответ на все четыре вопроса, поищите другого.
Понимание уровней обслуживания и когда использовать каждый из них
Корпоративный наземный транспорт, как правило, делится на три категории. Знание различий поможет вам подобрать оптимальный вариант в зависимости от случая.
Эконом-класс: Профессиональный, комфортабельный седан или универсал, как правило, Volkswagen, Tesla или аналогичный автомобиль. Подходит для деловых поездок в одиночку, поездок в аэропорт и обычных поездок из пункта А в пункт Б. Чистый, пунктуальный и экономичный .
Бизнес-класс: Премиальный представительский автомобиль, как правило, Mercedes E-Class или аналогичный. Подходит для руководителей высшего звена, VIP-клиентов или ситуаций, когда важна презентабельность. Интерьер заметно превосходит ожидания: он тише, просторнее и лучше подходит для работы в дороге .
Первый класс: наш высший уровень, предназначенный для VIP-путешественников и случаев, когда сама поездка является частью впечатлений. В нашем распоряжении автомобили Mercedes S-Class и специально модифицированные версии Mercedes V-Class, оснащенные откидными сиденьями в стиле самолета, повышенной приватностью и премиальной отделкой салона. Для деловых встреч, высокопоставленных гостей или руководителей, которым необходимо прибыть собранными и готовыми к поездке, это идеальный выбор .
В хорошей политике в отношении командировок должно быть указано, какой уровень соответствует какому классу путешественника или типу поездки. Это позволяет избежать неловких разговоров и гарантирует соразмерность расходов.
Трансфер из/в аэропорт: особенности, которые экономят время
Поездки в аэропорт — наиболее распространенный вид корпоративного наземного транспорта, и без надлежащего планирования он чаще всего может пойти не так.
Отслеживание рейсов имеет значение. Профессиональный водитель будет отслеживать рейс вашего руководителя в режиме реального времени и автоматически корректировать время встречи, если рейс задерживается. Это должно быть базовым требованием, а не дополнительной услугой. Всегда уточняйте наличие этой услуги при бронировании .
Встреча и сопровождение против ожидания у выхода. Для прибывающих пассажиров услуга встречи и сопровождения означает, что водитель находится внутри терминала с табличкой с названием, готовый к высадке у выхода. Для руководителей высшего звена или иностранных гостей это правильный выбор. Ожидание у выхода (водитель ждет снаружи) дешевле, но требует от пассажира самостоятельной ориентации в терминале и поиска автомобиля, что подходит для постоянных пассажиров, но менее удобно для гостей .
Политика в отношении времени ожидания. Уважаемые туроператоры предоставляют стандартный бесплатный период ожидания после приземления (обычно 60 минут) для прохождения паспортного контроля и получения багажа. Уточняйте, что именно включает в себя ваш туроператор, до бронирования, а не после получения счета.
Аэропортовые сборы. Плата за высадку и посадку пассажиров в терминалах аэропортов Хитроу и Гатвик значительно выросла. Только в Гатвике за последний год плата за высадку выросла на 67%. Это законные транзитные расходы, и они должны быть указаны в вашем счете. Если они не указаны, то незаметно включаются в стоимость билета, или, что еще хуже, не оплачиваются вообще .
Управление корпоративными счетами: что следует запросить
Если ваша компания регулярно заказывает наземный транспорт, стоит открыть корпоративный счет. Вот что должен предлагать хорошо организованный корпоративный счет:
- Единый ежемесячный счет: один счет, охватывающий все поездки, с четкими номерами заказов, вместо отдельных квитанций за каждую поездку.
- Персональное управление аккаунтом: контактное лицо, которое знает ваши предпочтения и может обрабатывать срочные бронирования.
- Отчетность по пассажирам: разбивка по пассажирам, типу поездки и центрам затрат, полезная для внутренней сверки.
- Фиксированные или согласованные тарифы: Согласованные цены на популярные маршруты (например, из центра Лондона в Хитроу) исключают вариативность стоимости проезда и упрощают планирование бюджета.
- Выставление счетов-фактур в соответствии с требованиями НДС: это крайне важно для возмещения входного НДС в деловых поездках; убедитесь, что ваш поставщик зарегистрирован в качестве плательщика НДС и предоставляет надлежащие налоговые счета-фактуры.
В Airport Executive корпоративные клиенты освобождаются от административного сбора за бронирование, который взимается с индивидуальных бронирований, что является очевидной экономией для постоянных клиентов. Мы также предлагаем 14-дневную отсрочку платежа.
Единственное, что большинство туристических компаний незаметно убрали из своего портфеля
Стоит прямо сказать: значительное число туристических и транспортных компаний заменили свои службы поддержки клиентов чат-ботами, автоматизированными ответами и порталами самообслуживания. Для обычных запросов это приемлемо. Но для чего-то срочного или действительно неотложного — пропущенного рейса, растерянного водителя, руководителя, который вот-вот пропустит встречу — это крайне неприятно.
Будучи помощником руководителя или секретарем, вы и так несете огромную нагрузку, работая на людей, которым оказываете поддержку. Последнее, что вам нужно, когда что-то идет не так в 8 вечера, — это печатать в чате, ожидая автоматического ответа, который не понимает вопроса.
«В Airport Executive мы сознательно решили делать все по-другому. На наши звонки отвечают реальные люди, в течение секунд, а не минут, не после навигации по меню и не через систему обратного звонка. Когда вы звоните нам, вы разговариваете с человеком, который знает бизнес, знает ваше бронирование и имеет полномочия, чтобы действительно помочь». — Крис Никсон, генеральный директор Airport Executive
Крис продолжает: «Мы считаем, что именно так и должен работать сервис премиум-класса. Но мы также знаем, что он стал встречаться реже, чем следовало бы, поэтому стоит специально упоминать об этом при оценке поставщиков наземного транспорта» .
При оценке любого поставщика наземных транспортных услуг задайте себе следующие вопросы:
- Есть ли прямой номер телефона, по которому отвечают люди в течение всего рабочего времени?
- Каково их среднее время ответа на срочный запрос?
- К кому обратиться, если в середине поездки что-то пойдет не так?
- Можно ли принимать решения на месте, или в каждом случае исключения требуется обратный звонок от менеджера?
Ответы многое расскажут вам о том, как эта компания будет работать в условиях стресса.
Когда что-то идет не так, а в путешествиях такое иногда случается, мы гордимся своей гибкостью и справедливостью. Мы не прячемся за мелким шрифтом. Мы быстро принимаем разумные решения, рассматриваем каждую ситуацию индивидуально и гарантируем, что у вас никогда не возникнет ощущения, будто вы боретесь с компанией, с которой должны работать.
Для помощника руководителя или ассистента специалиста такие отношения с поставщиком — это не роскошь, а профессиональная необходимость.
Как справиться с непредвиденными обстоятельствами: ваш контрольный список на случай непредвиденных обстоятельств
Даже самая тщательно спланированная поездка может быть сорвана. Вот как к этому подготовиться:
В случае забастовки или серьезных сбоев: забастовки TfL, задержки поездов Eurostar или неблагоприятные погодные условия могут вызвать резкий скачок спроса на частные перевозки. Наличие налаженных отношений с лицензированным оператором по предоставлению услуг водителей означает, что вам не придется конкурировать за доступность через потребительское приложение. Бронируйте как можно раньше в периоды известных сбоев.
Если планы руководителя меняются в последнюю минуту: заранее ознакомьтесь с политикой отмены бронирования вашего оператора. Большинство уважаемых операторов предоставляют разумный период для бесплатной отмены. Понимание этого заранее позволит вам уверенно вносить изменения, а не платить ненужные сборы.
Если водитель не явился: Лицензированный оператор обязан проявлять должную осмотрительность и имеет процедуру рассмотрения жалоб. Задокументируйте время, номер заказа и все попытки связаться с водителем, а затем запросите официальный ответ. В случае с мобильными приложениями этот процесс часто непрозрачен и вызывает разочарование. С лицензированным оператором существует четкая цепочка ответственности .
Примечание о расходах и НДС
Для помощников руководителей и ассистентов, занимающихся оформлением отчетов о расходах, наземный транспорт может создавать сложности с НДС, особенно при поездках между Лондоном и остальной частью Великобритании.
Простое правило: убедитесь, что каждый полученный вами счет-фактура содержит полное юридическое наименование поставщика, адрес, регистрационный номер плательщика НДС, описание услуги и отдельно указанную сумму НДС. Без этой информации возмещение НДС невозможно.
Если ваша компания совершает международные поездки, имейте в виду, что трансферы, забронированные через британского оператора для поездок за границу, обычно облагаются нулевой ставкой НДС, то есть британский НДС не применяется. Ваш оператор должен правильно отразить это в счете-фактуре.
В случае сомнений, перед утверждением нового поставщика проконсультируйтесь со своей финансовой командой.
Формирование политики наземного транспорта: простая схема
Если вы разрабатываете полис с нуля или обновляете существующий, вот основные элементы, которые необходимо включить:
- Утвержденные поставщики: Укажите предпочтительных лицензированных операторов и четко дайте понять, что бронирование должно осуществляться через них.
- Рекомендации по категориям обслуживания: Определите, какая категория транспортного средства соответствует какому уровню пассажиропотока или случаю поездки.
- Укажите минимальный срок предварительного бронирования (24 часа — разумный срок для стандартных бронирований; больше — для мероприятий или групповых поездок)
- Ограничения на возмещение: Установите четкие лимиты на каждую поездку или утвержденные цены на маршрут.
- Требования к чекам и НДС: Укажите, какие документы необходимы для возмещения расходов.
- Контакты в нерабочее время: Убедитесь, что есть номер телефона, по которому можно позвонить, если что-то пойдет не так в 6 утра.
Одностраничный документ, охватывающий эти шесть пунктов, позволит решить большинство вопросов, касающихся наземного транспорта, еще до того, как они попадут в ваш почтовый ящик.
Работа с руководством аэропорта
Компания Airport Executive работает по всему Лондону и Великобритании, предоставляя услуги лицензированных водителей для деловых и корпоративных клиентов. Для корпоративных клиентов мы предлагаем консолидированное выставление счетов, фиксированные цены на маршруты и выделенного контактного лица, что специально разработано для облегчения работы помощников руководителей, секретарей и менеджеров по организации поездок.
Мы также избавляем вас от головной боли, связанной с организацией дальнейших трансферов, благодаря партнерским соглашениям, заключенным более чем в 50 странах. Поэтому, независимо от того, направляется ли ваш руководитель на встречу в Мюнхен или на конференцию в Сингапур, один звонок нам решит вопрос с наземным транспортом в обе стороны.
Поскольку мы знаем, что ваше время ценно, мы упрощаем общение. Свяжитесь с нами через WhatsApp для быстрого бронирования, обновления маршрута и организации сложных многоэтапных поездок — никаких громоздких онлайн-форм, никакого двойного ввода, никакой переписки. Только прямое и эффективное общение с людьми, которые действительно готовы помочь и снять с вас часть нагрузки.
Мы работаем в соответствии с лицензией оператора TfL № 402, и наш автопарк включает в себя автобусы эконом-класса, бизнес-класса и первого класса, подходящие для любого типа поездки и уровня подготовки пассажиров.
Для обсуждения условий корпоративного обслуживания или бронирования свяжитесь с нами здесь.
Airport Executive — Премиум-сервис водителей в Лондоне